Vers une digitalisation intelligente de l’environnement de travail

L’évolution des modes et des environnements de travail ne pourrait se faire sans le recours des entreprises et des collaborateurs aux nouvelles technologies. Pour preuve, le confinement qui a fait basculer de nombreuses sociétés dans une sorte d’expérimentation à grande échelle du télétravail, pour leur permettre de poursuivre leurs activités. Afin de faire face à l’exode de leurs employés, elles ont dû déployer ou renforcer en urgence des outils de communication et de collaboration. Aujourd’hui, de nombreuses technologies existent pour accompagner les entreprises dans la transformation digitale de leurs espaces de travail et favoriser la mobilité de leurs collaborateurs de façon désormais pérenne.

Quelques semaines de confinement auront suffi à modifier profondément les habitudes des populations, que ce soit dans leur vie personnelle ou professionnelle. Le marché du travail en a d’ailleurs été impacté : chômage partiel, perte d’emploi, généralisation du télétravail,… Certains secteurs très institutionnalisés se sont ainsi adaptés. C’est notamment le cas de l’immobilier qui n’a pas hésité à multiplier les visites en 3D ou à développer plus largement la signature à distance des actes notariés, ou encore de la médecine qui a développé les consultations en ligne.

Au sein même des organisations, ce sont des pans entiers de métiers qui ont dû repenser leur organisation pour poursuivre leur activité sans interruption, et rester en contact aussi bien avec leurs collaborateurs en interne, qu’avec leurs clients en externe.

Le digital au cœur de la transformation des environnements de travail

Un élément commun a permis de développer rapidement et efficacement ces nouveaux comportements : le numérique. Les entreprises les plus digitalisées sont celles qui, d’ailleurs, s’en sortent le mieux. Le confinement n’a pas créé de nouveaux usages, il en a surtout accéléré le développement.

Un constat également relevé par Gwen Rabier, directeur du salon Mobility for Business. « Pandémie oblige, les besoins en solutions mobiles de toutes sortes ont été très forts ces derniers mois, souligne-t-il. La quasi généralisation du télétravail a modifié le comportement et les habitudes de beaucoup de personnes, cadres, salariés… dans les entreprises et au sein des collectivités locales, et donc dans l’organisation même des établissements privés ou publics ».

Dans un monde toujours plus mobile, plus connecté, de plus en plus régi par le Cloud et confronté à toujours plus d’attaques, l’environnement de travail digital peut aider les entreprises à réaliser leur projet de transformation numérique. L’objectif consiste alors à disposer d’un environnement de travail souple, simple, et surtout personnalisé selon les besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs : un lieu propice au travail, en passant d’une approche unique pour les services aux utilisateurs à un environnement dans lequel chaque expérience compte.

Cette approche permet non seulement de réduire les coûts et les risques, mais également de proposer un environnement intelligent centré sur l’utilisateur, dans lequel les collaborateurs sont en mesure de libérer tout leur potentiel. Aujourd’hui, certains outils digitaux participent déjà grandement au développement de ces nouveaux modes de travail.

Digital Workplace : l’espace de travail connecté

Les nouveaux outils de Digital Workplace qui apparaissent depuis quelques années s’inscrivent ainsi dans cette démarche.

« Bien plus qu’une simple plateforme collaborative d’entreprise, une Digital Workplace définit un espace de travail digital ou connecté qui regroupe l’ensemble des technologies digitales utilisées par les collaborateurs de l’entreprise : messageries instantanées, mails, logiciels et applications professionnelles, réseaux sociaux, solutions de réunions virtuelles, etc., précise Vincent Bouthors, PDG et cofondateur de Jalios, éditeur français sur le marché de la Digital Workplace. Le concept ne vise pas uniquement à modifier les technologies utilisées mais, de façon plus large, à établir de nouvelles façons de travailler, centrées sur les besoins et l’expérience des collaborateurs ».

Par exemple, depuis qu’elle a déployé la plateforme JPlatform de Jalios, la société Indigo Group propose à ses collaborateurs un espace de travail unique à partir duquel ils accèdent (via leur identifiant Office 365) à leurs outils de travail, leurs informations, leurs documentations à jour, leurs offres d’emploi, etc., mais également à tous les outils de leur bureau (mails, agenda, espaces collaboratifs,…).

« L’intégration des modules Office 365 à JPlatform a ainsi permis à l’utilisateur de conserver ses habitudes de travail tout en continuant à utiliser les outils Microsoft, poursuit Vincent Bouthors. Une Digital Workplace doit servir aussi bien à communiquer des informations, à apprendre et à diffuser des savoirs, qu’à collaborer de manière efficace en tout lieu et en tout temps ».

Former ses collaborateurs en mode agile

Le développement de la mobilité oblige également les entreprises à repenser leurs modes de formation et la montée en compétences de leurs collaborateurs.

« Aujourd’hui, les formations présentielles et le e-learning sont clairement en perte de vitesse, constate Julien Huelvan, cofondateur et président de Beedeez, plateforme de Mobile Learning. D’autre part, les services de formation des entreprises tendent de plus en plus à internaliser leurs formations, afin de répondre aux problématiques métiers et aux problématiques concrètes de leurs collaborateurs, mais aussi de réduire drastiquement les coûts engagés. Les salariés, pour leur part, ne souhaitent plus de formations longues, en rupture avec leurs environnements métiers. Extrêmement mobiles, équipés de Smartphones performants, ayant à cœur d’optimiser leur temps (notamment durant leurs transports…), ils sont en demande de solutions de formation plus « digitales », « mobiles » et « smart ».

Une attente qui fait la part belle, depuis quelques années, au Digital Learning. C’est ainsi que se développent actuellement des solutions de Mobile Learning (application mobile de formation), Social Learning (partage des connaissances des collaborateurs) ou autre micro Learning (micro formations en ligne ). La diversité des solutions d’apprentissage, étroitement liée au développement des nouvelles technologies, est d’ailleurs une aubaine pour les formateurs.

Aujourd’hui, ils peuvent choisir les meilleurs dispositifs adaptés aux nouveaux besoins et modes de formation des apprenants. L’émergence de nouvelles tendances, telles que l’ultra-personnalisation, le Social Learning ou encore les applications mobiles, va ainsi permettre aux entreprises de diffuser plus largement et plus simplement les formations, de favoriser la transmission des savoirs et le partage des expertises et ainsi, de renforcer encore davantage la montée en compétences de leurs collaborateurs, y compris lorsqu’ils sont en mobilité.