La digitalisation au service du Cash

Depuis le début de la crise sanitaire, la gestion du Cash est devenue l’une des principales priorités des directions financières. Ces dernières s’attachent à mobiliser le plus grand nombre autour de la maîtrise du risque clients et à diffuser la culture Cash autant que possible. Une démarche qui nécessite plus que jamais de digitaliser la gestion du poste clients.

« Cash is King » : cet adage voit la réalité de son pouvoir se renforcer avec le contexte de la crise sanitaire. Plus que jamais, la gestion des flux cash est l’un des enjeux économiques déterminants en 2021. En effet, de nombreuses entreprises doivent aujourd’hui gérer une crise de liquidités résultant de plusieurs mois compliqués, avec des périodes successives d’incertitudes.

La gestion du cash est donc plus que jamais un enjeu majeur qui dépasse la seule notion de rentabilité : quelle que soit la taille d’une société, lorsqu’elle est à court de trésorerie, elle peut déposer le bilan.

« Le crédit inter-entreprises représente en France près de 700 milliards d’euros, rappelle Thomas Honegger, directeur d’Esker France. Or, en 2020, au plus fort de la crise, les retards de paiement ont entraîné un manque à gagner de 19 milliards d’euros dans les trésoreries des entreprises, mettant certaines d’entre elles en difficulté financière, voire à la limite du dépôt de bilan. Près d’une faillite d’entreprise sur cinq est en effet la conséquence de retards de paiement. Veiller à ses rentrées de cash et surveiller son poste clients est donc un enjeu vital pour les entreprises ».

De ce fait, les directions financières se sont mises en ordre de marche pour rentrer le maximum de cash en prévision d’un avenir qui, à l’heure actuelle, demeure incertain.

Pour répondre à cet objectif, les leviers activés sont de différentes natures. Ils portent sur la gestion du risque client, l’optimisation du processus de génération de cash, de la commande au recouvrement, ou encore le développement d’une Culture Cash.

Quelle que soit l’approche adoptée, il faut que l’entreprise anticipe en choisissant les outils les plus adaptés à son organisation : soit en prévenant le risque de défaillance liée à l’insolvabilité financière de ses clients (scoring, assurance-crédit), soit en définissant un process de la gestion clients évitant tout litige ou contestation comme motif de non-paiement. Dans un cas comme dans l’autre, le digital concourt à optimiser le processus.

Maîtriser le risque client

La politique de gestion du risque découle de la connaissance de l’écosystème dans lequel évolue l’entreprise. Pour maîtriser ce risque client, la direction financière peut s’auto-assurer ou recourir à l’assurance-crédit.

Dès lors qu’elles s’auto-assurent, les directions financières peuvent notamment s’appuyer sur les solutions proposées par les prestataires de l’information d’entreprises tels que Altares, Ellisphere, Infolegale ou encore CreditSafe. Certaines solutions de gestion des commandes clients assurent ce lien avec ces prestataires.

« Nous proposons aux entreprises d’interfacer notre solution de gestion des cycles Order-to-Cash (O2C) et Procure-to-Pay (P2P) avec les systèmes des sociétés d’informations Altares Dun & Bradstreet, CreditRisk Monitor, Ellisphere, Credit-Safe, Experian, précise ainsi Thomas Honegger. La digitalisation de ce processus leur permet ainsi de connaître la solvabilité de leurs clients avant par exemple de répondre à une commande, et de suivre leur comportement de paiement en temps réel. Côté fournisseurs, les entreprises s’assurent notamment de leur conformité avec les règles de compliance dictées par la loi Sapin 2 sur la lutte contre la corruption et le blanchiment d’argent ».

La digitalisation facilite également les interactions avec les assureurs-crédits. Elle permet aux entreprises assurées de réaliser leurs demandes de garanties et de suivre leur niveau d’encours et ainsi, outre de sécuriser leur poste clients, d’accélérer les réponses apportées aux commandes clients.

Des bénéfices notamment relevés par la société Axess Industries, assurée-crédit auprès d’Euler Hermes. Spécialisée dans la vente en ligne de biens d’équipements pour les professionnels, Axess Industries compte 15 000 clients actifs avec un panier moyen de 800 euros.

« Nous entendions faciliter autant que possible l’expérience client et accélérer les processus de prises de commande, explique Steven Leguin, chef de projet informatique chez Axess Industries. Cependant, plus nous allons vite, moins il est facile de vérifier la solvabilité de nos partenaires commerciaux. Un double enjeu d’autant plus complexe pour nous à gérer que nous avons un volume important de clients : l’administration des ventes gère en moyenne 1 000 commandes par mois et 100 devis par jour ».

Face à cette problématique, Axess Industries a fait le choix d’automatiser l’ensemble de la gestion de sa chaîne Purchase-to-Pay, y compris la demande d’encours garantie au moment de la prise de commande, auprès d’Euler Hermes. La société s’appuie à cet effet sur la solution digitale ShopinSafe d’Euler Hermes, spécialement dédiée aux sites e-commerce.

« Avec ShopinSafe, notre service Administration des ventes (ADV) ne gère plus les demandes de garanties, poursuit Steven Leguin. Dès la création du compte client et la réception d’une commande, et avant même que le client valide son panier, le système vérifie automatiquement auprès d’Euler Hermes le niveau de garantie. Si notre assureur-crédit ne couvre pas le client, nous lui demandons un paiement comptant. S’il apporte une garantie, alors nous lui octroyons un délai de paiement de 45 jours. Par ailleurs, dès lors que nous avons l’accord de l’assureur- crédit sur le niveau de garantie demandé, notre système envoie directement la commande à nos fournisseurs : l’ensemble du processus de gestion de la commande est automatisé. Nous diminuons ainsi notre risque client, tout en fluidifiant nos relations avec eux. Parallèlement, l’administration des ventes gagne un temps précieux dans le traitement des commandes ».

Au-delà des informations sur la solvabilité des clients et des limites de crédit, l’évaluation du risque d’impayés puis l’accélération des rentrées de cash passe également par le suivi de la balance âgée, des factures, des commandes ou encore des réclamations.

Dès lors que l’entreprises utilise une interface en ligne regroupant l’ensemble des flux associés à un client, tous les services impliqués dans le cycle Order-to-Cash ont alors accès aux données clients pour agir en conséquence.

Accélérer les rentrées de Cash en optimisant les processus Order-to-Cash

L’optimisation du poste clients passe aussi par l’accélération des rentrées de cash. À cet effet, il faut rendre l’organisation la plus agile possible et réduire au maximum les délais entre la prise de commande, la facturation, l’envoi et l’encaissement de la créance. Un enjeu auquel répond la digitalisation de l’ensemble du processus Order- to-Cash.

Les indicateurs et tableaux de bord élaborés à partir de solutions de digitalisation du cycle Order-to-Cash permettent de mieux piloter l’activité au global, en déterminant les métriques pertinentes à suivre à chaque étape du processus : volume de commandes à traiter, nombre de commandes en attente ou urgentes, factures à valider/en erreur/en attente ou en retard, balance âgée avec le montant des encours clients, relances à effectuer, clients dépassant leur plafond de crédit, nombre de litiges, prévisions d’encaissements et de paiements, évolution du DSO, etc.

En amont de la chaîne de facturation, la digitalisation de la gestion des processus de commandes contribue à sa fiabilisation puis à l’ensemble des tâches qui en découlent : la facturation gagne en exactitude, le recouvrement est facilité et les litiges sont diminués.

Autant de bénéfices constatés par le Groupe SMC qui, depuis 2020, automatise l’ensemble de son processus de gestion des commandes en s’appuyant sur une solution Esker. Cette dernière lui permet de recevoir et de distribuer les commandes en fonction des règles d’attribution et de priorité.

D’autre part, la retranscription de la commande à l’écran, sa vérification, sa saisie dans l’ERP et les échanges avec le client se font directement depuis l’interface Esker et, enfin, l’archivage électronique du bon de commande est automatique. Au-delà de l’augmentation de son efficacité et de sa rentabilité, la société SMC a également diminué les erreurs de saisie ainsi que les litiges clients, ce qui a contribué à renforcer la satisfaction clients.

Depuis qu’il a mis en place la même solution, Vaillant Group a pour sa part amélioré la traçabilité de ses commandes et sa relation client. « Nous savons très précisément où en est la com- mande et avons accès à tout moment aux documents et aux échanges avec le client, indique le responsable Administration des Ventes Produits Finis et Accessoires Vaillant Group. Ce gain de temps est inestimable, tout comme la qualité de service que nous apportons à nos clients avec des interactions beaucoup plus qualitatives ».

Le choix de la facturation électronique

La digitalisation du cycle Order-to-Cash couvre également les processus de facturation. « La dématérialisation des factures participe également à l’accélération des rentrées de cash, rappelle Dominique Bougnot, directeur de Ventya. En effet, avec la facture électronique, les entreprises émettrices sont assurées de sa réception par le bon destinataire et ce, en toutes circonstances. Elle facilite également la détection des litiges, et donc, leur résolution puis le règlement de la facture qui s’en suit. La dématérialisation contribue à fiabiliser les données de facturation et à sécuriser les échanges ».

Mieux, de plus en plus de solution Order-to-Cash embarquent également des modules de paiement. C’est par exemple le cas de celle de Ventya, qui propose une nouvelle solution de paiement sur sa plateforme Clear’Invoice.

« Notre plateforme embarque des connecteurs proposés par les prestataires spécialisés dans le paiement en ligne, et qui permettent de gérer le process depuis le paiement en ligne jusqu’au lettrage, poursuit Dominique Bougnot. Le processus est ainsi sécurisé tandis que les paiements peuvent être tracés plus simplement ».

Enfin, dans le cycle Order-to-Cash l’automatisation des processus de recouvrement de créances contribue également à accélérer les rentrées de cash. La dématérialisation des échanges fluidifie les interactions avec les clients et en augmente les fréquences. Le suivi du traitement des factures gagne alors en précision et en qualité. Les litiges, mais aussi les promesses de règlements, peuvent alors être davantage anticipés et les créances recouvrées plus tôt.

Parallèlement, la digitalisation de ce processus permet de créer des scénarii de relance en fonction du profil client. De même, les API ou autres Web Services facilitent l’interconnexion des systèmes d’information et donc le monitoring, les risques de retards de paiements ou d’impayés.

« Je génère des reportings généraux hebdomadaires sur les échus, le top 20 des clients les plus en retard, la problématique et le montant des litiges, les temps de résolution, etc., explique Mahfoud Bezzekhami, responsable comptabilité client chargé du recouvrement chez Visiativ. Toutes ces informations issues de la solution de gestion du poste clients CashOnTime de Dimo Software sont ensuite présentées à la direction financière. Par ailleurs, nous constituons des comités d’impayés, par exemple en impliquant les directeurs régionaux dans le suivi des impayés sur leur périmètre ».

En mettant CashOnTime en place, Visiativ a optimisé ses délais de paiements et ses rentrées de cash, ainsi que sa productivité sur ses processus de relances clients. Le groupe a aussi diminué de moitié le montant de ses litiges. Par ailleurs, CashOnTime est un outil structurant, permettant d’optimiser certains modes de fonctionnement et de développer une « culture cash » au sein du groupe.

La digitalisation des processus de gestion du poste clients ne saurait être optimale sans la diffusion d’une culture cash dans l’entreprise. Un rôle dévolu aux équipes managériales, et notamment aux directions financières, qui peuvent notamment mobiliser les opérationnels par une politique d’incentive sur la rentrée du cash à tous les niveaux et à toutes les fonctions même celles qui ne sont pas directement rattachées à la Finance.

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Zoom

Une solution d’automatisation du cycle Order-to-Cash apporte une réponse efficace face au problème des déductions de certains secteurs d’activité, comme la grande distribution.

« En effet, le traitement des déductions reste relativement complexe et chronophage pour le fournisseur qui reçoit des fonds qui ne correspondent pas aux factures émises, précise Thomas Honegger, directeur d’Esker France. En permettant aux utilisateurs de collaborer plus facilement en interne, le délai de résolution des déductions et des litiges est ainsi accéléré ».